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ISBOR HEIMDALL

En la actualidad, a pesar de los medios técnicos con los que cuentan la gran mayoría de las empresas, y de los avances tecnológicos que existen en el mercado y que aquéllas tienen a su disposición, lo cierto es que siguen manteniendo, o incluso generando, las facturas EN PAPEL.

FacturasLas facturas entre empresas se generan en un sistema informático, se emiten en papel, se transportan físicamente, y el receptor las introduce en otro sistema informático. Es decir, nacen y mueren en sistemas informáticos, que utilizan el papel y el esfuerzo humano como sistema de comunicaciones. Ineficaz, ineficiente, costoso y perjudicial para el medioambiente.

Esto es así, entre otros motivos, porque la factura es el medio de prueba más utilizado para demostrar la existencia de una operación comercial y, en consecuencia, sus requisitos legales son importantes y hacen que muchas empresas consideren más seguro utilizar el papel.

La normativa de facturación electrónica viene a solventar esta anomalía, estableciendo determinados y exigentes requisitos de forma, de cuyo cumplimiento dependerá la validez legal de las facturas emitidas y recibidas.

El nuevo marco jurídico de la facturación electrónica exige, cuando menos, una cierta aproximación a conocimientos tecnológicos hasta ahora innecesarios para aquellos profesionales cuya actividad consiste en prestar servicios de asesoramiento empresarial y profesional. Esto es así porque, en la nueva normativa fiscal, se regula la utilización de diversos instrumentos y medios tecnológicos e informáticos, para muchos no conocidos anteriormente, y en concreto, aspectos clave de la facturación electrónica están basados en el uso de mecanismos de firma electrónica, regulada por las legislaciones estatal y comunitaria en las que aparecen muchos conceptos técnicos de uso poco frecuente todavía fuera del ámbito de los expertos en esta materia. Y, en segundo lugar, porque la implantación de la e-facturación por empresas y profesionales, en función del modelo de facturación que se decida implantar, puede constituir la implantación de un proyecto tecnológico en las organizaciones que requerirá el trabajo codo con codo de equipos humanos vinculados a las áreas financieras y de administración, junto con los del área de informática de las mismas.

La implantación de la factura electrónica para muchas empresas tendrá motivaciones estrictamente legales, al margen de que concurran además otras de carácter estratégico, organizativo y/o económico, pues la LMISI (Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información), establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal, en los plazos que señala la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público (3º ó 4º trimestre de 2009 para las grandes empresas y 4º trimestre del 2010 y 1º del 2011 para pequeñas y medianas empresas).

Ventajas económicasPor otra parte, la facturación por medios exclusivamente electrónicos puede estar justificada por las ventajas económicas que se derivan, pues además de que se agiliza el pago de la factura, porque la recepción es inmediata, y de que se optimizan los procesos de cobro mediante la integración con medios de pago de entidades financieras a través de productos financieros como el factoring o el confirming, lo más significativo es el notable ahorro de costes para los emisores, y que todavía es mayor para los receptores. Esto es así porque, con independencia de los costes de un sistema de facturación electrónico (que por supuesto los tiene y variarán en función del modelo que adopte la organización), el emisor de facturas en papel elimina los costes del papel y de impresión, los del personal para su manipulación, así como el material del sobre y franqueo para su envío al cliente, y el receptor elimina el coste del personal que manipula la factura recibida, la aprueba, gestiona e introduce en los sistemas informáticos y que finalmente la archiva.

Conjuntamente con las anteriores, no en menor orden de importancia,  pueden influir también motivaciones estratégicas, es decir, aquellas que justificarían el proyecto tecnológico para que se vinculara a la organización con una imagen de empresa tecnológicamente moderna, y a una voluntad de mejorar la relación con nuestros clientes y proveedores en los casos en que estos hayan también adoptado la factura electrónica; así como una imagen comprometida con el medio ambiente, pues la reducción de la utilización del papel implica un menor impacto ecológico, cuyo efecto muchas empresas aprovechan como argumento para potenciar el uso de facturas electrónicas entre sus clientes y proveedores. Un ejemplo de ello, entre muchos, es el caso de la compañía SEAT, cuyos representantes, en la recepción del premio otorgado en 2008 por la Agència Catalana de Certificació (CATCERT), a la mejor iniciativa privada del año, afirmaban que desde junio de 2006, fecha en que la implantaron, hasta finales de 2008, habían evitado la impresión de 800.000 facturas en papel, que suponía el ahorro de más de 3.000.000 de hojas, el equivalente a impedir la tala de 600 árboles o reducir las emisiones de CO2 en 10.000.000 de toneladas.
Y por último, aunque tampoco en menor orden de importancia, las motivaciones organizativas son muy valoradas en las empresas, pues por un lado la facturación electrónica aumenta la eficacia de los procesos en la organización, agilizándose la localización y el acceso a la información, reduciendo errores y facilitando los procesos de auditoría; y por otro, aumenta la seguridad y el control del archivo, impidiéndose por tanto las falsificaciones.

En cuanto al concepto específico de factura electrónica, podemos definirlo del siguiente modo:

  • Documento electrónico tributario (documento electrónico = la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado).
  • Con significado mercantil.
  • Que debe expedirse en aquellos casos en que lo exige la normativa fiscal por las operaciones de entregas de bienes o prestaciones de servicios realizados.
  • Que sirve de prueba de dichas operaciones.
  • Que es generado por medios informáticos en formato electrónico.
  • Que reemplaza al documento físico en papel y que conserva su mismo valor y efectos legales.
  • Que incorpora determinadas condiciones de seguridad proporcionadas por los certificados digitales (la garantía de autenticidad de origen e integridad de contenido).
  •  Documento que transmite o pone a disposición electrónicamente el emisor al receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro).

De ello se deriva que la naturaleza jurídica de las facturas electrónicas es la de los documentos electrónicos privados, y por tanto tendrán el valor y eficacia jurídica que corresponde a dichos documentos conforme a Derecho.

La factura electrónica conserva el mismo valor y eficacia jurídica que la factura emitida en papel, bien sea utilizando para su emisión la firma electrónica reconocida, un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier otro elemento propuesto a la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT).

La Orden EHA/962/2007 introduce una novedad, pionera en España (no existe ninguna normativa comunitaria semejante), denominada la DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS.

DigitalizaciónLa creación de un procedimiento de DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que se conserven en papel y que tengan el carácter de originales, tiene por objeto dar respuesta a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de la digitalización de documentos recibidos en soporte papel y permita la sustitución de los documentos originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas.  Consecuentemente con ello, podrá autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos. En definitiva, este proceso, permitirá a los receptores de facturas, destruir los originales en papel, con el consiguiente ahorro, desde todos los puntos de vista (ahorro en material, en espacio, en personal, en tiempo, etc), que ello supone.
Según establece el art. 7.2 de la citada Orden EHA/962/2007, se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

Para que este proceso de digitalización permita la destrucción del original en papel, debe cumplir los siguientes requisitos:

a)    Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado en los términos del art. 7.3 de la misma Orden.
b)    Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica reconocida o utilizando cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la AEAT, con base en un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada.
Este certificado debe ser propio del obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo, o del prestador de servicios de digitalización si la realiza éste.
Uno u otro, según corresponda, deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
c)    Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los Libros de Registros incluidos en los arts. 62 y siguientes del RD 1624/1992, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento y de la base de datos (respecto a ésta última, la AEAT admite el uso de técnicas de sellado de tiempo que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen períodos impositivos, pues éste es el único sistema que garantiza técnicamente el momento de realización de los cierres).
d)    Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:

  • Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario, mediante el sistema de firma electrónico que se concreta en el apartado siguiente.
  • Acceso completo y sin demora justificada a la base de datos.

El proceso de Homologación del Software de Digitalización Certificada se establece en el art. 7.3 de la Orden EHA/962/2007 y en la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT, siendo un proceso costoso y difícil de superar, por sus exigentes requisitos técnicos y legales, como prueba el escaso número de empresas (menos de 50), en toda España, que ha conseguido obtenerlo.

ISBOR SOLUCIONES es una de las escasas empresas en España que ha obtenido de la AEAT la homologación de su software de digitalización certificada, denominado HEIMDALL, ofreciendo la particularidad de comercializarlo en Alta Producción. Mientras que otras empresas que disponen de este software homologado, venden la herramienta en sí (el software) a las empresas interesadas, para que éstas la utilicen y digitalicen sus facturas, ISBOR SOLUCIONES, a través de HEIMDALL, lo que hace es prestar ella misma el servicio de digitalización certificada a las empresas que lo soliciten.
La solución que ISBOR propone tiene la ventaja de que las empresas interesadas no tienen que hacer el gran desembolso que supone la adquisición del software, la inversión en hardware (escáneres, equipos informáticos costosos, etc) la formación de los empleados que lo van a utilizar y la dedicación de todo un Departamento o grupo de personas dentro de la empresa para la utilización del mismo.

Cualquier empresa, por pequeña que sea, puede contratar a ISBOR SOLUCIONES, (sin tener que hacer una gran inversión o desembolso inicial), la prestación del servicio de digitalización certificada, y mediante el software homologado HEIMDALL, nuestra organización realiza todo el trabajo, consiguiendo con ello un considerable ahorro de costes para la empresa o profesional, que puede dedicar todo su esfuerzo y capital (humano y económico) al núcleo del negocio, sin desviar recursos a la gestión documental de las facturas. Nuestra solución permite  a cualquier empresa, por pequeña que sea, acceder a un servicio que, de otro modo, no estaría a su alcance.

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